Fördjupa dig i ai och automation i verksamheten och hur det hänger ihop med verksamhetens arbetssätt.
Välj något avgränsat
Att automatisera en hel verksamhet är ett svårgreppbart mål. Att slippa kopiera samma uppgifter mellan ett inkommande formulär och en arbetslista är lättare att undersöka.
Välj en återkommande uppgift med en tydlig början och ett tydligt slut. Beskriv vad som kommer in, hur uppgiften hanteras och vad som ska finnas när den är klar. Skriv även ned vem som använder resultatet.
Titta på undantagen
Ett flöde som fungerar när allt är rätt kan ändå bli besvärligt i vardagen. Vad händer om ett fält saknas, samma ärende kommer in två gånger eller mottagande system inte svarar?
Bestäm vilka fall som kan hanteras automatiskt och vilka som behöver en människa. Det ska vara tydligt var fel syns och vem som tar hand om dem. Annars riskerar arbetet att flyttas från registrering till felsökning.
Använd AI där tolkning behövs
Alla arbetsmoment behöver inte AI. Om nästa steg avgörs av ett tydligt villkor kan en vanlig regel vara enklare att förstå och följa upp. AI kan vara ett alternativ när ostrukturerad text behöver tolkas eller ett utkast behöver tas fram.
Låt en person granska resultat som påverkar kundlöften, beslut eller externa utskick. Testa med representativa exempel och hantera bara information som är lämplig för den valda miljön.
Mät hela arbetet
Anteckna hur mycket tid uppgiften tar före förändringen. Följ sedan både tiden för själva flödet och tiden som går åt till kontroll, rättningar och underhåll.
Ett bra första försök ger ett tydligt svar: blev vardagen enklare? Om svaret är ja kan samma princip användas i nästa flöde. Om svaret är nej finns det anledning att justera processen innan mer byggs på.