AI och automation i verksamheten

Vilka arbetsflöden passar att börja med?

Ett lämpligt första flöde har en tydlig start, ett avgränsat resultat och någon som ansvarar för utfallet. Uppgiften behöver återkomma tillräckligt ofta för att det ska gå att undersöka om förändringen hjälper verksamheten.

Det kan handla om att föra över uppgifter till en arbetslista, samla status inför rapportering eller förbereda ett internt underlag. Välj ett avgränsat exempel och undersök hur det fungerar i er vardag.

• Beskriv informationen som kommer in och varifrån den hämtas.
• Ange vem som ska använda resultatet och i vilket system.
• Kartlägg vanliga undantag och situationer som kräver granskning.
• Bestäm hur tid, fel och underhåll ska följas upp.

När behövs AI och när räcker vanliga regler?

Om ett arbetsmoment styrs av ett tydligt villkor kan en regel vara tillräcklig. Det kan exempelvis vara att skicka ett ärende till en bestämd lista när ett fält har ett visst värde. Den typen av flöde blir ofta lätt att förstå och kontrollera.

AI kan vara ett alternativ när innehåll behöver tolkas, exempelvis vid ett första utkast till en sammanfattning. Testa då med exempel som motsvarar den verkliga uppgiften och bestäm hur resultatet ska granskas innan det används vidare.

CRM och rapportering behöver gemensamma definitioner

Innan två system kopplas ihop behöver det vara tydligt vad uppgifterna betyder. Vad räknas som ett nytt ärende? När ändras en status? Vilket system är källa för kontaktuppgifterna? Otydliga definitioner följer annars med in i automationen.

Dokumentera vilka fält som används, vem som får ändra dem och hur dubbletter hanteras. En gemensam struktur gör det lättare att förstå både rapporteringen och de fel som kan uppstå i överföringen.

Planera för fel, ansvar och löpande drift

En automation behöver ett tydligt ägarskap efter införandet. Någon behöver fånga upp fel, följa upp resultat och kontrollera att förändringar i systemen inte har gjort flödet inaktuellt. Planera även hur arbetet kan utföras manuellt om flödet stannar.

Börja med ett test i liten skala och med lämpligt testunderlag. Utvärdera hela arbetsinsatsen, inklusive granskning och rättningar. Bygg vidare när det finns belägg i den egna verksamheten för att arbetssättet fungerar.

Fördjupning och nästa steg

Läs också Börja med flödet, inte verktyget för ett konkret arbetssätt att börja med.

Se hur området hänger ihop med projektledning inom bygg.